Het handmatig beheren van OTA-betalingen is tijdrovend, foutgevoelig en laten we eerlijk zijn, behoorlijk vervelend. Jarenlang hebben hoteliers creditcardnummers uit extranetten in terminals overgetypt (wat ook nog eens niet PCI-compliant is). Mislukte betalingen moesten zelf opgevolgd worden en hoteliers moeten erop rekenen dat het frontdeskteam de virtuele creditcards op tijd verwerkt.
Daarom hebben wij drie jaar geleden Smart Payments ontwikkeld.
En nu breiden we de mogelijkheden nog verder uit. Dit was al beschikbaar voor Booking.com, Expedia, Hotelbeds en Ctrip. En nu ondersteunen we het geautomatiseerd verwerken van virtuele creditcards (VCC) ook voor WebBeds en Agoda.
Wat is een VCC en waarom zijn ze belangrijk?
Een Virtual CreditCard (VCC) is een tijdelijke creditcard die door OTA's wordt gebruikt om betalingen naar hotels te sturen. Een nieuwe kaart wordt gegenereerd voor elke vooruitbetaalde boeking, geladen met de kamerprijs (en mogelijke toeristenbelasting) en wordt ergens rond de incheckdatum actief. De kaart kan maar één keer worden gebruikt en alleen voor dat exacte bedrag.
Dat klinkt efficiënt. Maar dat is het voor de meeste hotels niet.
De oude manier: kopiëren, plakken, verwerken, herhalen
In veel hotels worden VCC's nog steeds handmatig afgehandeld. Een medewerker logt in op het extranet van de OTA, kopieert het kaartnummer, voert de codes in de (online) betaalterminal in, verwerkt de betaling met de kaart en wijzigt vervolgens handmatig de status van de gast in het PMS naar ‘betaald’. Soms werkt dit probleemloos. Soms is de kaart verlopen, soms wordt het vergeten of mist het frontdeskteam het beschikbaarheidsvenster van de kaart helemaal. En soms komt de betaling nooit aan, waardoor het hotel niet betaald krijgt voor een volledig geldige boeking.
Smart Payments nu beschikbaar voor nog meer OTA's
We ondersteunde al VCC's van Booking.com, Expedia, Hotelbeds en Ctrip.
Vanaf nu ondersteunen we ook:
Dit betekent dat een groter deel van jouw OTA-betalingen nu volledig geautomatiseerd en foutloos verwerkt kan worden.
Ondersteunt jouw PMS dit? Dan kan Smarthotel nog een stap verder gaan door VCC-betalingen volledig te automatiseren binnen je systeem. De betaling wordt automatisch als aanbetaling geboekt, gekoppeld aan het juiste gastenfolio en gesynchroniseerd met je reserverings- en boekhoudsysteem. Geen handmatige handelingen meer, geen giswerk aan de receptie én volledig PCI-compliant (de internationale betalingsnormen).
VCC-automatisering activeren?
Als je Smart Payments al gebruikt, kunnen we dit moeiteloos direct activeren. Heb je interesse? Neem dan contact op met support.
Gebruik je Smart Payments nog niet? Dan laten we je graag zien hoe het werkt. Goed om te weten: handmatig VCC-verwerking brengt ook transactiekosten met zich mee en bovendien kost het tijd. Met automatisering is de overstap in veel gevallen kostenneutraal. Dit maakt het voor de meeste hotels een no-brainer.
📩 Vragen? Neem contact op met support@smarthotel.nl. We zijn er om te helpen.
