Nottingham Venues Is een veelzijdige hospitalitybedrijf binnen de University of Nottingham, met locaties zoals Orchard Hotel, Jubilee Hotel & Conferences en East Midlands Conference Centre.

Met meer dan 300 hotelkamers én ruim 4.000 campuskamers die buiten de collegeperiodes beschikbaar zijn, is de organisatie allesbehalve standaard. Het team had behoefte aan een digitale oplossing die overzicht creëert voor gasten én processen achter de schermen vereenvoudigt.

Samen met Smarthotel en Net Affinity werkte Nottingham Venues aan een soepelere gastreis, meer grip op de operatie en een gebruiksvriendelijkere online-ervaring. Het resultaat: een efficiënter boekingsproces en een verdubbeling van directe boekingen ten opzichte van het jaar ervoor.

Van complexe processen naar een helder boekingsproces

Nottingham Venues ontvangt een brede mix aan gasten, van zakelijke groepen tot leisure travellers en tijdelijke campusgasten. Die combinatie van locaties, accommodaties en doelgroepen maakte het lastig om gasten snel naar de juiste booking flow te begeleiden.

Naast hotelkamers beheert Nottingham Venues ook campusaccommodaties en onderwijsruimtes die tijdens vakantieperiodes commercieel worden aangeboden. Het team zocht daarom naar een oplossing die realtime beschikbaarheid duidelijk presenteert, het aanbod overzichtelijker maakt en gasten stimuleert om direct te boeken.

Sinds de samenwerking met Net Affinity en Smarthotel zijn de directe boekingen verdubbeld ten opzichte van het voorgaande jaar. Een duidelijkere website en een eenvoudiger online boekingsproces speelden hierin een belangrijke rol.

Michell Palad, Director of Revenue bij Nottingham Venues:

“De website is nu gebruiksvriendelijk, overzichtelijk en veel sneller te navigeren. Grote boekingen, die voorheen veel tijd kostten, zijn nu veel eenvoudiger online te beheren.”

Meer controle en efficiëntie dankzij een geïntegreerde aanpak

Als onderdeel van de bredere digitale transformatie implementeerde Nottingham Venues ook de Channel Manager. Daarmee kreeg het team meer controle over beschikbaarheid, distributie en groepsboekingen.

Vooral binnen Orchard Hotel, waar conferenties en groepsreserveringen een belangrijke rol spelen, zorgde dit voor een efficiënter proces. Gasten vinden sneller de juiste informatie en interne teams hebben beter inzicht in boekingen en prestaties.

De oplossing werd bovendien afgestemd op de specifieke werkwijze van Nottingham Venues, in plaats van dat het team zich moest aanpassen aan een standaardproces. Dat maakte het mogelijk om ook binnen een complexe operatie overzicht en flexibiliteit te behouden.

Een eenvoudigere online ervaring voor gasten én teams

Sinds de samenwerking met Net Affinity en Smarthotel is het online boekingsproces merkbaar eenvoudiger geworden.

Third-party websites leiden gasten nu naar een intuïtievere boekingservaring, waardoor zowel individuele gasten als organisatoren en zakelijke gasten makkelijker online kunnen boeken. Ook promoties en campagnes zijn eenvoudiger te beheren, waardoor het marketingteam sneller kan schakelen en acties beter zichtbaar zijn.

Daarnaast geven de Business Intelligence reports het team meer inzicht in boekingsgedrag, lead times, package performance, device usage en herkomstmarkten. Hierdoor kunnen campagnes beter worden afgestemd op de juiste doelgroep, op het juiste moment.

Minder handmatig werk dankzij slimmere payment processing

Ook payment processing vormde eerder een uitdaging binnen de operatie van Nottingham Venues. Bepaalde processen kostten veel handmatig werk en vertraagden delen van de implementatie.

Samen met Smarthotel werkte het team aan een meer geautomatiseerde aanpak, waarmee administratieve handelingen werden verminderd en processen efficiënter verlopen. Dit droeg bij aan een soepelere booking journey voor gasten én minder complexiteit achter de schermen.

Volgens Nottingham Venues speelt de samenwerking hierin een belangrijke rol. Het team waardeert vooral de korte lijnen en snelle ondersteuning wanneer vragen of optimalisaties nodig zijn.

Michell vervolgt:

“We hebben systemen nodig die 24/7 werken. Wat ik het meest waardeer, is dat ze er meteen bovenop zitten. Als iets aandacht nodig heeft, reageren ze snel en helpen ze het op te lossen.”

Een samenwerking gebaseerd op flexibiliteit en hospitalitykennis

Voor Nottingham Venues zit de meerwaarde niet alleen in de technologie, maar ook in de samenwerking zelf.

Waar andere leveranciers lastig bereikbaar waren, bleven Net Affinity en Smarthotel actief meedenken en zoeken naar oplossingen die echt aansluiten op de dagelijkse praktijk van het team. Nottingham Venues voelde zich gedurende het hele traject gehoord en ondersteund.

Ook de kennis van de hospitalitysector maakte een duidelijk verschil. Door samen te werken met teams die de branche, systemen en operationele uitdagingen begrijpen, konden processen sneller en effectiever worden verbeterd.

Michell zegt hierover:

“Net Affinity en Smarthotel zijn efficiënt, reageren snel en zijn prettig om mee samen te werken. We voelen ons altijd gehoord en ze blijven zoeken naar een oplossing totdat we hebben wat we nodig hebben.”

Meer overzicht, meer efficiëntie en een soepelere booking journey

Voor Nottingham Venues heeft de samenwerking meer opgeleverd dan alleen een vernieuwde website of booking engine. De organisatie beschikt nu over een duidelijkere customer journey, meer operationeel inzicht en een efficiënter boekingsproces binnen een complexe hospitalityomgeving.

De groei in directe boekingen laat zien wat het effect kan zijn van een booking journey die eenvoudiger, overzichtelijker en beter afgestemd is op zowel gasten als interne teams.

Michell sluit af:

“Ze begrijpen hospitality, ze begrijpen onze systemen en ze spreken dezelfde taal als wij. Dat maakt echt het verschil.”