Handmatige betalingsverwerking maakt nog steeds deel uit van de dagelijkse werkzaamheden in veel hotels, maar dat betekent niet dat dit zo moet blijven. In deze blog bekijken we hoe het automatiseren van zelfs maar een paar van de betalingsprocessen tijd kan besparen en hoe het je team meer ruimte geeft om zich te focussen op wat echt belangrijk is: gasten.

De verborgen kosten van handmatige betalingstaken

VCC's kopiëren en plakken

Voor veel hotels brengt het afhandelen van betalingen nog steeds veel handmatig werk met zich mee. Een veelvoorkomend voorbeeld is het kopiëren en plakken van virtuele creditcardgegevens (VCC) uit OTA-extranetten naar betaalterminals of PMS-systemen.

Het handmatig verwerken van VCC's lijkt misschien niet zo spannend, maar kan leiden tot vertragingen en frustraties. Collega's van de receptie moeten schakelen tussen systemen en rekening houden met vervaldata. Dit kan allemaal leiden tot fouten en zelfs tot het missen van de charge periode van de VCC's. Bovendien is het een taak die kostbare tijd van je team in beslag neemt.

Wanneer kleine taken zich opstapelen

Het handmatig afhandelen van betalingen lijkt op dit moment misschien nog wel te doen, maar op de lange termijn kan het zorgen voor wrijving.

• Het receptieteam verwerkt VCC's terwijl de telefoon blijft overgaan.
• Een verkeerd ingevoerd kaartnummer dat leidt tot een mislukte transactie.
• Een vertraging bij het belasten van de kaart van een gast, waardoor de cashflow een week wordt verschoven.

Handmatige processen veroorzaken vaak meer problemen dan ze oplossen en het maakt de hotelactiviteiten kwetsbaarder tijdens piekperiodes.

Naleving zonder complexiteit

Wanneer betalingsgegevens handmatig worden verwerkt, bestaat altijd het risico dat compliance niet wordt nageleefd. Processen zoals het opschrijven van creditcardnummers, het e-mailen van betalingsgegevens of het onjuist opslaan van VCC's kunnen hotels in gevaar brengen.

Het automatiseren van de betalingsstroom helpt die onzekerheid weg te nemen. Betalingstransacties worden veilig op de achtergrond verwerkt, zonder dat je team gevoelige gegevens handmatig hoeft aan te raken of op te slaan. Compliance wordt een integraal onderdeel van dit geautomatiseerde proces. En het is niet alleen veiliger, maar ook eenvoudiger.

Hoe betalingsautomatisering eruitziet

Eén stroom, geen kopiëren en plakken

Stel je voor: een gast boekt via Booking.com. De reservering komt binnen in je PMS, de VCC wordt automatisch op het juiste moment verwerkt en de betaalstatus wordt overal gesynchroniseerd. Dit gebeurt allemaal zonder dat iemand bij de receptie gegevens hoeft te kopiëren, plakken of controleren.

Zo zou een volledig geïntegreerde betalingsstroom eruit kunnen zien. En het beste hieraan? Dit soort automatiseringen kunnen worden toegevoegd aan de tools die je al gebruikt. Je hoeft je PMS of channel manager niet te wijzigen. Het gaat erom de tools die je al hebt te verbinden met elkaar.

Geautomatiseerde betalingslinks en pincodetransactie

Hoewel OTA-betalingen vaak het meest tijdrovend zijn, zijn ze niet de enige die je kan stroomlijnen. Denk bijvoorbeeld aan betalingslinks en PIN-terminal-integraties.

Betalingslinks bieden een eenvoudige manier om gasten veilig extra's in rekening te brengen, zoals ontbijt, parkeren of kamerupgrades. In plaats van heen en weer te bellen of e-mailen om kaartgegevens te verzamelen, kan je eenvoudig een link sturen. De gast betaalt eenvoudig op een beveiligde betaalpagina met jullie branding.

PIN-transacties, zoals pin betalingen bij het in- of uitchecken, kunnen ook aan dezelfde geautomatiseerde flow worden gekoppeld. Dat betekent dat betalingen die ter plaatse worden gedaan, automatisch worden geregistreerd en afgestemd, zonder dat de gegevens opnieuw in het PMS of de betaalterminal hoeven te worden ingevoerd.

Wanneer deze onderdelen van het proces samen met VCC-afschrijvingen worden geautomatiseerd, vermindert dat de wrijving in het hele betalingsproces. Het personeel besteedt minder tijd aan het handmatig verwerken van betalingen en gasten genieten van een vlottere, professionelere ervaring, van boeking tot vertrek.

Benieuwd hoe dit er voor jouw hotel uit kan zien?

Elk hotel is anders, net als de manier waarop betalingen achter de schermen worden afgehandeld. Sommige hotels hebben behoefte aan volledige automatisering van OTA's, terminals en upsells. Andere hotels willen gewoon stoppen met het handmatig in rekening brengen van een bepaald type kaart.

Dat is precies waarom we Smart Payments hebben ontwikkeld: om hotelteams te ontlasten door betalingsworkflows te creëren die aansluiten bij jouw huidige opzet.

Laten we betalingen vereenvoudigen

Benieuwd welke onderdelen van het betalingsproces verbetert kunnen worden? Vraag dan onze Payment Scan* aan. Tijdens dit gesprek van 30 minuten bekijken we naar je huidige betalingsprocessen en zoeken naar we welke verbeterpunten er zijn.

*Voor de Payment Scan worden kosten in rekening gebracht.