Hoe het enige vijfsterrenhotel van Utrecht betalingsfouten wist te voorkomen en uren aan operationele tijd terugwon.

Grand Hotel Karel V is het enige vijfsterrenhotel van Utrecht en een van de meest karakteristieke hotels van Nederland. Gevestigd in een monumentaal middeleeuws klooster in het hart van de stad, combineert het hotel eeuwenoude historie met moderne luxe. Of het nu gaat om zakelijke gasten die op zoek zijn naar een verfijnde uitvalsbasis of leisure gasten die een uniek verblijf willen ervaren, Karel V staat voor kwaliteit en een uitzonderlijke gastervaring.

Diezelfde aandacht voor detail die zichtbaar is aan de voorkant van het hotel, moet ook achter de schermen terugkomen in operatie, administratie en finance.

De uitdaging

Ondanks zijn uitstraling kampte Grand Hotel Karel V met een hardnekkig operationeel probleem: de verwerking van betalingen en financiële afstemming kostten het team veel tijd en zorgden voor onnodige stress.

Betalingen werden verwerkt via losse betaalterminals. En elke transactie moest handmatig worden gekoppeld aan de juiste reservering of afdeling. Het resultaat? Reconciliatierapporten die nooit volledig klopten.

Zoals Operational Manager Mirck Klerk het verwoordt:
"Eigenlijk was geen enkele afstemming correct."

Dit betekende urenlang bonnetjes controleren, afwijkingen opsporen en fouten handmatig corrigeren. Voor een hotel dat op elk vlak vijfsterrenkwaliteit nastreeft, was dit simpelweg niet goed genoeg.

De aanpak

Grand Hotel Karel V ging een samenwerking aan met Smarthotel om het probleem bij de kern aan te pakken.

Smarthotel implementeerde Smart Payments, een volledig geautomatiseerd betaalsysteem dat checkout en point-of-sale registratie samenbrengt in één geïntegreerde flow. In plaats van handmatige verwerking tussen verschillende systemen, worden transacties nu automatisch vastgelegd en afgestemd.

De implementatie verliep soepel en zonder noemenswaardige verstoring van de dagelijkse operatie.

Het resultaat

Het verschil was direct merkbaar. De betalingsverwerking bij Grand Hotel Karel V is nu accuraat, snel en volledig geautomatiseerd. Handmatige correcties behoren tot het verleden. De administratieve last die voorheen op het finance team drukte, is volledig verdwenen.

In de woorden van Mirck Klerk: "Er zijn geen fouten meer, en dat is de grootste winst."

De samenwerking met Smarthotel is zo betrouwbaar gebleken dat het hotel geen reden ziet om verder te kijken. Zoals Klerk het samenvat:
"Als het draait, dan draait het gewoon."

Dat vertrouwen — in een systeem én in een partner — is precies wat goede hoteltechnologie moet opleveren.

Bekijk de volledige video:

Klaar om betaalfouten van je to-do lijst te halen?

Met Smart Payments van Smarthotel automatiseer je afstemming, voorkom je handmatige correcties en win je tijd terug voor je team.

Boek een demo en ontdek hoe het eruitziet als alles gewoon werkt.