Hoe het samenbrengen van systemen Buitenplaats de Bergse Bossen jaarlijks ruim 600 uur aan administratie bespaart. 

Buitenplaats de Bergse Bossen is een middelgroot hotel, gelegen op de Utrechtse Heuvelrug, vlak bij Driebergen. Omringd door bos en natuur biedt het hotel een unieke locatie voor zowel zakelijke als leisure gasten.

Met 70 hotelkamers, vergaderfaciliteiten en een restaurant richt het hotel zich doordeweeks voornamelijk op zakelijke gasten. In de weekenden verblijven er vooral leisure gasten die er komen om te genieten van de natuur en de rust van de omgeving.

Juist deze combinatie van doelgroepen maakt efficiënte en gestroomlijnde processen onmisbaar voor een soepele en zorgeloze gastervaring.

De uitdaging

Voordat Buitenplaats de Bergse Bossen ging samenwerken met Smarthotel / Net Affinity en Van Hessen, werkte het hotel met twee aparte systemen: één voor individuele reserveringen en één voor groeps- en eventboekingen.

Doordat deze systemen niet goed op elkaar aansloten, ontstonden er regelmatig verschillen tussen de reserveringen. Dit maakte de operatie foutgevoelig en kon leiden tot dubbele of overlappende boekingen.

Daarnaast waren ook de betaalprocessen onvoldoende gestroomlijnd. Het handmatig verwerken van betalingen en administratieve werkzaamheden kostte veel tijd en legde extra druk op het team.

De aanpak

Om deze uitdagingen op te lossen, ging Buitenplaats de Bergse Bossen op zoek naar een betrouwbare partner die zowel de operationele processen als de betaalstromen kon optimaliseren.

Samen met Van Hessen werd de bestaande situatie geanalyseerd en gekeken hoe alle reserveringen binnen één systeem beheerd konden worden. De implementatie van Opera zorgde voor een stabiele basis en loste de verschillen tussen de systemen op.

Vervolgens richtte het hotel zich op het verbeteren van de betaalprocessen. Hier maakte Smarthotel / Net Affinity het verschil.

Met de implementatie van Smart Payments werd een groot deel van de betaalstromen geautomatiseerd. Dankzij de naadloze integratie met de bestaande setup zijn betalingen nu direct gekoppeld aan reserveringen. Hierdoor zijn handmatige handelingen verminderd en is de kans op fouten aanzienlijk kleiner geworden.

Het resultaat

Marie-France, Rooms Division Manager bij Buitenplaats de Bergse Bossen, vertelt dat inmiddels een groot deel van de betaalprocessen geautomatiseerd is. Hierdoor is de administratieve werkdruk aanzienlijk verminderd en heeft het team meer tijd voor de gast.

Ook Vero Nater, Commercial Manager, ervaart de nieuwe werkwijze als één geïntegreerd systeem. Dankzij de sterke integraties kan het team de volledige gastreis beheren, van reservering tot restaurantbetalingen en check-out, binnen één gestroomlijnde workflow.

Hij vertelt:
“Ik denk dat we gemakkelijk één tot twee minuten per reservering besparen, vooral door de betaallinks die we gebruiken. Als je dat vermenigvuldigt met 70 kamers, 365 dagen per jaar, loopt die tijdsbesparing al snel op. Dat staat ongeveer gelijk aan het werk van een fulltime medewerker.”

Naast de operationele verbeteringen benadrukt Vero vooral de waarde van samenwerken met partners die vooruitdenken. Zowel Smarthotel / Net Affinity als Van Hessen blijven hun oplossingen continu doorontwikkelen, zodat Buitenplaats de Bergse Bossen processen verder kan optimaliseren en kan blijven inspelen op veranderende behoeften.

Dankzij deze toekomstgerichte aanpak is het hotel niet alleen vandaag efficiënter ingericht, maar ook klaar voor de toekomst.

Watch the full video:

Klaar om jouw betaalprocessen te vereenvoudigen?

Smart Payments van Smarthotel / Net Affinity automatiseert betaalstromen, vermindert handmatig werk en sluit naadloos aan op bestaande systemen.

Besteed minder tijd aan administratie en meer tijd aan jouw gasten.

Plan een demo en ontdek wat Smart Payments voor jouw hotel kan betekenen.