Hotel booking engines: De complete gids

Een hotel booking engine is een van de meest belangrijkste onderdelen van de online aanwezigheid van een hotel. Het verhoogt het aantal directe boekingen en vermindert commissiekosten aan OTA’s. Daarnaast verbetert de gastervaring door automatisering en personalisatie.

Agenda[1] Directe boekingen
Search[1] Real-time beschikbaarheid
Profiel[1] Focus op conversie

Hier lees je wat een booking engine is en hoe deze werkt, welke functionaliteiten het belangrijkst zijn en hoe hoteliers een booking engine kunnen gebruiken om directe boekingen te maximaliseren.  

Wat is een hotel booking engine? 

Een hotel booking engine (ook wel internet booking engine, online booking engine of web booking engine genoemd) is software die geïntegreerd is in de hotelwebsite en waarmee gasten in real time kamerbeschikbaarheid kunnen bekijken, prijzen kunnen vergelijken en waar zij direct kunnen boeken. 

De booking engine is gekoppeld aan het Property Management System (PMS) en vaak ook aan een Channel Manager, waardoor tarieven en beschikbaarheid automatisch worden gesynchroniseerd over alle kanalen. Hierdoor worden fouten door handmatig werk voorkomen en nemen het aantal overboekingen af. 

Hoe werkt een booking engine 

Moderne booking engines combineren vijf kernprocessen: 

  • Website-integratie – Het is geïntegreerd in de hotelwebsite, bereikbaar via een “Boek Nu”-knop. 
  • Realtime beschikbaarheid en prijzen – De booking engine is verbonden met het PMS voor automatische synchronisatie van kamerbeschikbaarheid en tarieven. 
  • Veilige online betalingen – Gasten kunnen direct reserveren en betalen via veilige betaalpagina. Vaak ook mogelijk in eigen taal en soms zelfs eigen valuta.  
  • Geautomatiseerde communicatie – Het systeem stuurt realtime boekingsbevestigingen en pre-arrival berichten. Dit vermindert handmatig werk en houdt gasten betrokken. 
  • Rapportage en analyse – De software geeft inzicht in boekingsgedrag en draait rapportages, wat analyseren van deze data makkelijker maakt. 

De voordelen van een hotel booking engine

Meer directe boekingen

Een eigen hotel booking engine zorgt voor meer directe boekingen. Door gasten via een eigen booking engine te laten boeken, verminderen hotels hun afhankelijkheid van OTA’s en besparen ze op commissiekosten.

Betere ervaring voor de gast

Een goede booking engine moet mobielvriendelijk zijn en een fijne ervaring bieden aan gasten. Wanneer dit goed opgezet is, versterkt dit het vertrouwen van de gast in het hotel en is de kans groter dat zij ook daadwerkelijk overgaan op het boeken van een kamer.

Operationeel efficiënt werken

Automatisering vermindert handmatige taken, voorkomt dubbele boekingen en zorgt voor nauwkeurige data in alle systemen. Zo kan het team zich richten op gasten in plaats van administratie.

Gemakkelijke upsell en promoties

Met ingebouwde tools voor extra’s en arrangementen helpt een booking engine om het gemiddelde bestedingsbedrag per gast te verhogen. Denk bijvoorbeeld aan late check-outs, romantische upgrades of dinerarrangementen.

Waardevolle data inzichten

Met een eigen booking engine hebben hotels de mogelijkheid om op een AVG-proof manier first-party data van gasten te verzamelen. Bij boekingen via OTA’s blijft deze data juist buiten bereik van het hotel. First-party data zoals een mailadres kan door hotels ingezet worden voor bijvoorbeeld het aanbieden van een loyaliteitsprogramma. Zo kunnen hotels hun revenue management verder optimaliseren. 

Belangrijke functies om op te letten bij het kiezen van een booking engine 

Bij het kiezen van een booking engine is het goed om rekening te houden met welke functionaliteiten een hotel nodig heeft. Hieronder zijn een aantal functionaliteiten om op te letten:  

  • PMS-integratie – Een booking engine met een stabiele integratie met het bestaande PMS geeft hotels meer flexibiliteit en voorkomt afhankelijkheid van één leverancier. 
  • Mobiele optimalisatie – Een mobiel geoptimaliseerde booking engine helpt hotels de conversieratio te verhogen, aangezien meer dan 60% van de directe boekingen via mobiele apparaten plaatsvindt. 
  • Meertalige en multi-currency – Een booking engine die meerdere talen en valuta ondersteunt, spreekt internationale reizigers aan en verlaagt voor hen de drempel om direct te boeken. 
  • Aangepaste branding – Een booking engine die aansluit bij de huisstijl van het hotel zorgt voor een consistente merkbeleving, vanaf de eerste klik tot aan de boekingsbevestiging. 
  • Veilige betaalopties (PCI DSS) – Een booking engine met PCI DSS-conforme betaaloplossingen beschermt de financiële gegevens van gasten en biedt een veilige, vertrouwde betaalervaring. 
  • Inzichtelijke rapportage – Een booking engine met duidelijke rapportages over conversies, prestaties en herkomstmarkten helpt hotels hun strategie te optimaliseren. 

Ontdek de Smart Booking Engine 

De Smart Booking Engine van Smarthotel helpt hotels meer directe boekingen te realiseren met realtime synchronisatie en gepersonaliseerde branding die perfect aansluit bij jouw hotel. Omdat de booking engine volledig PMS-onafhankelijk is, behoud je maximale flexibiliteit en voorkom je afhankelijkheid van één leverancier. 

Ontdek hoe slimme technologie jouw dagelijkse werkzaamheden vereenvoudigt. Lees meer over de Smart Booking Engine.