Bespaar tijd, energie en geld met ons volledig geautomatiseerde online betalingssysteem Smart Payments
- Automatiseer het in rekening brengen van OTA afrekeningen met virtuele creditcards
- Automatiseer het verzenden van e-mails met betaallinks voor vooruitbetaling
Alle receptie- en “offline payments” betalingen geautomatiseerd via gekoppelde payment terminals
- Vermijd uren van handmatig werk
- Volledig in overeenstemming met PCI & PSD2
- Gasten kunnen betalen met de betaalmethode van hun keuze
U bent waarschijnlijk hotelier geworden omdat u wilde dat gasten de beste hotel ervaring krijgen. Niet omdat u gek was op het overtypen van creditcardgegevens van een virtuele creditcard elke keer dat een gast incheckt na het maken van hun boeking via een online reisbureau. U geniet waarschijnlijk ook niet van het werk om gasten zeven dagen voor hun verblijf handmatig een e-mail te moeten sturen voor een vooruitbetaling.
Bij SmartHOTEL realiseren we ons dat er betere dingen zijn die u kunt doen met uw tijd en energie dan uren besteden aan repetitieve – maar belangrijke! – taken die te maken hebben met betalingen. Daarom hebben we onze Smart Payments tool gebouwd, die zorgt voor een snelle, veilige en automatische verwerking van alle betalingen.
Dit betekent dat u wekelijks of zelfs dagelijks veel tijd kunt besparen. En zoals elke hotelier weet: tijd is geld. Lees hieronder meer over de functies van onze geautomatiseerde betalingstool.
Bekijk de features door op onderstaande buttons te klikken
Feature 1: Automatische VCC charges
Wanneer een gast boekt en betaalt via een OTA zoals Booking.com. Expedia.com of Hotelbeds, is een van de betalingsmogelijkheden het in rekening brengen van de OTA op de dag van aankomst via een virtuele credit card (VCC). Voor elke boeking, moet u handmatig een nieuwe VCC chargen.
Er zijn een paar nadelen aan het handmatig chargen van VCC’s:
Elke VCC heeft een uniek kaartnummer, een vervaldatum en een CVC, die u manueel in uw betaalterminal moet invoeren. Dit is een tijdrovend proces dat foutgevoelig is. En wist u dat het handmatig verwerken en opslaan van creditcardgegevens strafbaar is volgens de Europese Unie?
Alle VCC’s hebben een vervaldatum en moeten binnen een bepaalde tijd (bijv. 4 weken tot 12 maanden) vanaf de check-out datum worden afgeschreven. Als u deze termijn om een of andere reden niet haalt, verliest u de toegang tot het geld.
SmartHOTEL kan:
Het handmatige werk van het intypen van VCC-gegevens op een terminal automatiseren.
Ervoor zorgen dat de betalingsbevestiging onmiddellijk wordt getoond (indien ondersteund door PMS)
Kortom: u of uw medewerkers ‘winnen’ uren terug die u nu aan andere zaken kunt besteden. U bent ook volledig compliant met de GDPR en de veiligheidsnormen voor creditcards (PCI-DSS). U wilt niet opdraaien voor een boete wegens een inbreuk op de op de databeveiliging!
Feature 2: Betaalpagina gekoppeld aan de boekingsmodule
Waarom zou u in deze moderne tijden een gast naar uw beschikbaarheid laten kijken… zonder te kunnen boeken? Er is een kans dat ze geen contact met u opnemen, en dan verliest u een klant. En als ze contact met u opnemen, moet u hun gegevens handmatig invoeren in uw PMS. Voor beide partijen is het een hoop werk.
Wij bieden een handige betaalpagina gekoppeld aan de boekingsmodule, zodat gasten eenvoudig hun verblijf kunnen boeken. Onze betaalpagina is een aparte pagina die aan de boekingsmodule van SmartHOTEL/Paxxio is gekoppeld. De laatste stap van het boekingsproces verwijst naar deze pagina. Vanaf hier kan de boeker;
Betalen (Met een betaalmethode naar keuze)
Autoriseer hun creditcard
Wij kunnen ervoor zorgen dat deze betaalpagina dezelfde look en feel heeft als de rest van uw website.
Wij ondersteunen alle betaalmethoden
Door met Adyen te werken, kunnen we alle grote wereldwijde betaalmethoden aanbieden, zoals Credit Card, Klarna, Apple Pay en PayPal.
Maar u kunt ook kiezen voor regionale must-have betaalmethoden. Denk aan iDEAL voor Nederland, Bancontact voor België, Giropay voor Duitsland en meer.
Feature 3: betaallinks via e-mail
Heeft een gast gebeld of gemaild omdat hij interesse heeft in een boeking? Dan kunt u eenvoudig een betaallink sturen via e-mail. Deze linkt hen door naar onze hierboven genoemde betaalpagina met een reeks aan betaalmogelijkheden.
Omgaan met vooruitbetalingen
Als u vraagt om een vooruitbetaling voor een verblijf, dan weet u dat het een gedoe is om elke gast te e-mailen. En niet te vergeten: bijhouden wie er betaald heeft, en betalingsherinneringen sturen.
Met Smart Payments verstuurt het systeem automatisch e-mails over vooruitbetalingen op basis van een policy (combinatie van IATA en tariefcode).
Het is ook mogelijk om reserveringsmails te versturen voor boekingsengines die niet van ons zijn of deze automatisering te gebruiken wanneer gasten verschillende boekingsmethodes gebruiken. Het maakt niet uit wat de bron van de boeking is (bijv. een OTA, een gast die gebeld heeft etc.); wanneer de info van de gast is toegevoegd aan het PMS, wordt de betalings-e-mail automatisch verzonden volgens het betalingsbeleid van het hotel.
Plan nu een gratis demo en ervaar de voordelen van hotelautomatisering
… Of lees meer over de voordelen van Smart Payments
Wat hoteliers over SmartCONNECT for Payment zeggen:
Al meer dan 80 tevreden klanten die ons beoordelen met een 4.5/5 gemiddeld
“Ik heb minder handmatig werk, wat veel tijd en (werknemers)kosten bespaart.”
– Linda
“De klantbeleving is positiever; de betaling wordt vrijwel altijd vooraf gedaan, waardoor de gast niet meer wordt geconfronteerd met geldzaken aan de balie.”
– Peter
“Mijn liquiditeit is hoger, omdat er vrijwel altijd vooraf betaald wordt.”
– Hans
“De creditcardgegevens van onze gasten hoeven vrijwel nooit meer worden ingezien, omdat de transacties zijn geautomatiseerd.”
– Marja
FAQs
Smart Payments is een automatiseringssysteem dat zorgt voor real-time distributie van betalingsinformatie tussen hotelsoftwaresystemen, boekingskanalen, verkooptools en handmatige invoer in het Property Management System. Het PMS wordt automatisch op de hoogte gebracht van de betalingsstatus en koppelt betalingsprovidergaranties of vooruitbetalingen aan de reservering. Dit vermindert het administratieve werk en zorgt voor completere gastprofielen.
Smart Payments kan volledig naar eigen wens worden ingericht via zogenaamde ‘business rules’. Dit geeft u volledige zeggenschap en flexibiliteit over hoe, wanneer en waar de boekingen van uw gasten in rekening worden gebracht.
Zo kunt u bijvoorbeeld (virtuele) creditcards automatisch en veilig verifiëren of chargen. Het is ook mogelijk om betaallinks naar uw gasten te sturen voor, tijdens of na hun verblijf in uw hotel. Andere voorbeelden van het gebruik van business rules zijn het toevoegen van toeristenbelasting of commissies in de betalingen, of het faciliteren van deelbetalingen.
Om uw hotel te runnen, zijn er weinig dingen belangrijker dan de betalingen van uw gasten. Het is dan ook geen verrassing dat de meeste hoteliers kiezen voor een betaalsysteem dat aansluit bij de wensen van de gast en hun manier van zakendoen. Denk aan een systeem waarbij gasten kunnen betalen met de betaalmethoden van hun voorkeur – vrijwel elk land heeft een andere betaalmethode. Aan de andere kant is het minder vanzelfsprekend dat het betaalsysteem integreert met het PMS van het hotel. Het gevolg is dat alle betalingen handmatig moeten worden verwerkt. Naast het feit dat handmatige verwerking vatbaar is voor fouten, kost het veel tijd en is het niet GDPR-proof.
Ja! We kunnen deze automatisering ook instellen voor hoteliers die met andere IBE’s werken. We hebben dit al eerder gedaan en het is geen probleem.
Goed nieuws: onze service kost u geen rib uit uw lijf. U betaalt een eenmalige vergoeding voor de set-up (we begeleiden u door het hele KYC-proces) en configuratie. Vanaf dat moment is onze vergoeding gebaseerd op de transacties die u heeft. Wij werken met ‘no cure no pay’. Dus als u geen betalingen heeft – hoeft u ons niets te betalen!
Hopelijk heeft u wel gasten (en dus transacties) en in dat geval betaalt u een kleine vergoeding over elke boeking. Afhankelijk van de gebruikte betaalmethode kan dit een percentage zijn (bijv. voor creditcards) of een vast bedrag (bijv. voor iDEAL). Door onze preferred partnership met Adyen kunnen wij zeer scherpe tarieven bieden. Deze tarieven zijn bijna altijd beter dan wat u nu betaalt voor transacties met uw betaalautomaat. Dat is een groot voordeel – maar het grootste voordeel is natuurlijk dat u al dit werk niet handmatig hoeft te doen.
Onze automatisering kan vrij snel van onze kant worden geconfigureerd. Als hotelier moet u wel voldoen aan de Know Your Customer-verificatie van Adyen. De KYC-vereisten variëren afhankelijk van het land waar uw bedrijf is gevestigd. U moet bijvoorbeeld de registratiegegevens van uw bedrijf overleggen. Hoe snel we kunnen vorderen, hangt af van hoe snel u alle benodigde informatie kunt verzamelen. Wij hebben jarenlange ervaring met het begeleiden van hoteliers door de KYC-vereisten en wij vertellen u graag welke stappen u moet nemen.
