Resort Portavadie: Verminder onnodig administratief werk met vooruitbetalingen die geen manueel werk vereisen

Voor hoteliers zijn no-shows erg vervelend – en duur! Om dit tegen te gaan, kiezen veel hoteliers ervoor om e-mails met vooruitbetalingslinks te verzenden voorafgaand aan het verblijf van de gasten, maar dit handmatig doen vereist veel werk. Bij Resort Portavadie, een resort met een jachthaven aan Loch Fine, werd het versturen van vooruitbetalingslinks en het e-mailen van herinneringen een tijdrovende taak. Toen kwamen ze erachter dat deze taak met Smart Payments volledig geautomatiseerd kon worden. “Door Smart Payments konden we een aantal dagen voor het verblijf automatisch gepersonaliseerde e-mails met vooruitbetalingslinks verzenden, waardoor onze receptionisten geen foutgevoelig, repetitief werk hoefden te doen.”

  • Het verzenden van gepersonaliseerde e-mails met betalingslinks in verschillende ontwerpsjablonen (1e betaling, herinnering enz.)
  • Klanten kunnen eenvoudig betalen door op de link te klikken en de gewenste betalingsoptie te kiezen
  • Minder tijd besteed aan administratie

Slapen, eten, vieren en ontdekken in Resort Portavedie

Resort Portavadie Loch Fine Scotland is een prachtig resort met appartementen, cottages, camperstallingen en meer naast Loch Fine. Het resort biedt een spectaculair uitzicht op het meer, heeft een jachthaven voor booteigenaren en heeft ook een restaurant en bar, een café en een spa. Het is niet alleen een geliefde vakantiebestemming, maar deze prachtige locatie in de Highlands is ook de perfecte locatie voor zakelijke bijeenkomsten, bruiloften en speciale evenementen.

“We bieden meerdere accommodatietypes aan en voor die accommodaties verschillen de voorwaarden voor vooruitbetaling per accommodatie en tarieftype. We stuurden e-mails en herinneringsmails handmatig, wat – terugkijkend – zoveel tijd kostte. Nu is alles geautomatiseerd: de e-mails met vooruitbetalingslinks worden automatisch verstuurd, op basis van het tarieftype en de aankomstdatum.”

Iain Jurgensen, Directeur @ Resort Portavadie Loch Fine Schotland

Het probleem bij Resort Portavadie

Resort Portavadie biedt veel verschillende accommodatietypes. Om no-shows te voorkomen en ervoor te zorgen dat er geen lege kamers zijn (vooral in het hoogseizoen), vraagt het resort om een vooruitbetaling. Ze sturen een e-mail voor een percentage van de volledige prijs een vast aantal dagen voor aankomst. Dit voor elk kamer- en tarieftype doen, vervolgens controleren of klanten betaald hadden en het versturen van herinneringsmails, kostte veel tijd.

  • Een fulltime medewerker moest vooruitbetalingsmails versturen
  • Controleren of de betaling was binnengekomen kostte ook veel tijd
We support all payment methods

De oplossing

Door Smart Payments te implementeren, kan Resort Portavadie Loch Fine Scotland nu regels voor vooruitbetaling instellen voor elk tarieftype. Kortom, een bepaalde tijd voor het verblijf van een gast, ontvangen ze een gepersonaliseerde e-mail om een percentage van de prijs van hun accommodatie te betalen. Als er na een bepaald aantal dagen nog geen betaling is ontvangen, stuurt het systeem automatisch een betalingsherinnering. Als de gast na meerdere herinneringen niet betaalt, krijgt de hotel eigenaar een melding van Smart Payments, zodat hij/zij contact kan opnemen met de gast en indien nodig de reservering kan annuleren. Wanneer de gasten betaald hebben, wordt hun vooruitbetaling automatisch geregistreerd in het PMS.

Door Smart Payments te implementeren, werden de administratieve medewerkers van Resort Portavadie Loch Fine Scotland verlost van hun voorheen tijdrovende en inefficiënte betalingsprocessen.

De bewezen resultaten van SmartPayments

Uren

150 uur per maand is vrijgemaakt voor andere taken

Omzet

Omzet zekerheid

Betalingen

Meer betalingsmogelijkheden voor gasten

Wachtrijen

Efficiëntere check-in procedures voor gasten: geen wachtrijen meer bij de receptie.

Neem contact op met SmartHOTEL

Bel ons direct
+31 (0)182751118

Of mail ons
sales@smarthotel.nl

Stel je vraag hier!